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走進華為

剛剛好完美的管理
文章來源: 發布日期:2009-10-12
在外從職這些年間發現,許多高階主管,努力想要制定一項能藉由員工使公司獲利的策略。通常他們會歸結出一個簡單算式:較少的員工人數等同于較低的成本。這樣的算式沒有從廣泛的角度考慮,生產力其實奠基于每一位成員投入的心力。如果能把注意力放在使每位員工的貢獻最適化,而不是尋求降低雇用員工的成本,公司才能創造更好的績效。

    據一調查顯示,員工高度投入的組織比其競爭者的盈余高出18%,而且成長速度也比同業來得快。相反地,在員工較不投入的公司,管理上的疏忽削減了團隊精神,同時也帶走一大塊獲利能力。

    世界最大員工意見調查與公司績效數據庫中的數據顯示,在團隊合作過程中,隊伍最前線的主管,能比高階主管發揮更大影響力。努力工作而且用心的主管,甚至可以激勵最憤世嫉俗的員工。優秀的主管能讓公司得到更好的獲利結果;不僅是藉由改善員工生活來達成,更確切地說,是使他們的生命變得更好。要辨識出使員工更投入工作,并轉變為獲利機制,需要許多研究才辦得到。

    員工投入的價值

    在團隊合作過程中,隊伍最前線的主管,能比高階主管發揮更大影響力。努力工作而且用心的主管,甚至可以激勵最憤世嫉俗的員工。像楊這種很優秀的主管,能讓公司得到更好的獲利結果;不僅是藉由改善員工生活來達成,更確切地說,是使他們的生命變得更好。

    要辨識出使員工更投入工作,并轉變為獲利機制,需要許多研究才辦得到。十多年前,蓋洛普機構廣泛觀察公司如何管理員工,最后認為大多數公司都只是在瞎蒙。管理者假設有一種普遍的「滿足」水平存在著,可以適用于整間公司,而他們(高階團隊)則主導著公司員工對于公司的感受。這些假設都是錯的。

    蓋洛普從其社會科學家中挑選出一組團隊,檢視數據庫里的一百萬份員工調查、數以百計使用了幾十年的問題,以及各組織從員工名冊得來有關事業單位績效的每一個變數。分析這些數據以找出問卷中的哪個問題,也就是哪個工作面向,是能夠解釋影響員工職場生產動力的最有力因素。最后出現職場十二要素,當作員工與老板間不成文社會契約的核心。透過員工對這十二個最重要問題的答復,以及其影響績效的日常行為,這一百萬位員工訴說的是:「如果你為我們做到這些,我們就會做公司需要我們做的事?!?/P>

    所浮現的卓越管理十二要素如下。(摘自蓋洛普中文版Q12問卷)

    一、我知道公司對我的工作上的期望。

    二、我有做好我的工作所需要的材料和設備。

    三、在工作上,我每天都有機會做我最擅長做的事。

    四、過去七天當中,我由于工作出色受到認同或贊揚。

    五、我覺得我的主管或同事關心我的個人情況。

    六、在工作上,有人鼓勵我的發展。

    七、在工作上,我覺得我的意見受到重視。

    八、我的公司的使命/目標使我覺得我的工作很重要。

    九、我的同事們致力于做優質的工作。

    十、我在工作上有一個最要好的朋友。

    十一、在過去的六個月內,工作上有人和我談及我的進展。

    十二、在過去一年中,我在工作上有學習和成長的機會。

    在這些要素的背后,是一些在職場里關于人性的基本真相。每一個要素與更佳工作表現之間的相互關系,不僅為優秀的管理畫出準則,也揭示關于人類心智──經由幾千年來搜索糧食、狩獵,以及在組織緊密且穩定團體中相互合作的形塑──令人驚嘆的洞見:如何在一個相對而言較新的人為立體世界、計劃時間表、企業的模棱兩可,以及不斷改變之團隊伙伴關系的環境里反應運作。人們不是被塑造成符合公司策略,就是逐漸發展成那樣。大多數的成功管理者并不與這些事實爭辯,反而更善加利用伴隨聘雇關系而來的驅力、藝術及精神,即使明知在閃亮盔甲下有無法避免的裂縫也一樣。

    其成功之處,在于以協助高階主管更了解工人知道的方式,挑戰了普遍的觀念,譬如為何他會為主管做某些事,卻不會為公司執行長做?!蛤T著呼嘯駿馬的領導者……很重要。但優秀的經理人是優秀組織的根基,」「優秀經理人是組織的黏著劑。他們令驅動高效能公司運作的人們產出成績,并且把這些成績相加在一起?!?/P>

    許多高階主管,努力想要制定一個能藉由員工使公司獲利的策略。通常他們歸結出一個簡單算式:較少的員工人數等同于較低的成本,卻沒有從廣泛的角度考慮,生產力其實奠基于每一位成員的投入?!肝艺J為大多數投資人都沒有想過這個更重要的問題:如果專注于使每位員工的貢獻最佳化,而不是尋求降低雇用員工的成本,公司能更成功嗎?」

    作為少數在公司可控制范圍內的獲利決定因素,「創造并維持員工高度投入」是任何成功組織最重要的必要因素之一。

    知道自己該做什么

    要整頓團隊朝正確目標邁進,就會面臨管理者最基本、有時也最困難的挑戰:如何結合個人的努力,以達成最大的總體成效。

    企業的效率,多半有賴每位成員各盡其責并合作無間,因此卓越管理的第一要素就是職掌分明。

    當員工「知道公司對我工作上的期望」時,通常就可能讓實際生產力增加5%~10%,并大約減少10%~20%的工安意外。員工「知道公司對我工作上的期望」不只是講解職務內容,而是在其它人都知道該怎么做的情況下,確實了解自己該做什么來配合,同時明白一旦情況有了變化,這些期待會如何跟著改變。

    優秀的工作團隊就像爵士樂團,每一名樂手在演奏自己的樂器時,都傾聽著其它人的演奏。他們越是能傾聽其它人并配合著一起演奏,表現就會越好。

    許多成功的公司會變得臃腫而自滿,拉大管理階層與員工之間的距離,使得員工難以得知公司對自己的期望。高階主管應該不斷詢問自己,組織各個層級的成員,是不是都各擁有一組基本且整合良好的工作責任,能讓公司更進一步發展。

    高信賴度組織

    只有少數環境,會像美國海軍核子動力航空母艦的甲板一樣,清楚標示期望,航空母艦甲板上存在著難以計數的危險,但意外卻出奇地并不常發生。類似經常要面對死亡的事,能讓心智更加清晰且專注,進而產生一種獨特的團隊合作,可供許多危險性低的行業效法。社會學家將航空母艦的甲板視為一個「高信賴度組織」,對高信賴度組織的期待是,能在一段期間內快節奏地執行工作,并且持續不斷保有這樣的能力。

    許多高信賴度組織表現如此之好的原因,都跟每一位成員了解組織對自己的期望有關,并且明白自己的工作如何與團隊其它成員互補。

    默契運動

    在管理領域中有一種傾向,就是假設只要每個人都有相當程度的天分,一定會產生優秀的表現。但光靠天份并不能成事,就跟在航空母艦上降落飛機不能只靠飛行員一樣,團隊合作很重要。當每個人都知道「如何與其它人協力完成自己的工作,讓團隊成就更遠大的目標」,完整了解「期待為何」時,就能創造出真正的團隊合作。

    對公司外部的人來說,員工投入與公司營運方式之間,最明顯的相關就是顧客服務。任何遇過目中無人的空服員、不高興的侍者或馬馬虎虎第四臺維修員的人,都知道顧客經驗與提供服務人員的工作經驗密不可分。任何有幸遇到一位積極員工的人都知道,她是如何讓一個粗糙的公司廣告變得栩栩如生。雖然大多數的公司職員都無法掌控顧客經驗,但工作團隊投入程度高時獲得的顧客給分,大概會高出投入程度殿底團隊一二%。沒有任何規定、要求或誘因,可以強迫達到那種對團隊的深層情感承諾。

    種種因素總和起來,能為一個上緊發條的團隊創造出令人激賞的競爭優勢。當整間公司都高度投入時,這種同樣發生在個人或工作團隊層次的模式就會再次浮現。而且隨著時間,成長速度也比同業來得快。在那些工作環境較佳的公司,百萬個微小行動──在統計上無單一顯著性──創造出更高的顧客給分、降低曠工時數、減少意外、促進生產力,并增加創造力,讓公司成為更能獲利的企業。相反地,在員工較不投入的公司,管理上的疏忽削減了團隊精神,同時也帶走一大塊獲利能力。

    工欲善其事

    「知道自己需要什么的人,就是真正在工作的人?!巩敼灸軌虼_實地提供員工足夠的材料和設備,他們就能把工作做好。一旦員工缺乏把工作做好的方法,因無法工作而產生的挫折感,就會接踵而來,同時員工也會因公司將其放在如此酷男的處境,而對公司心生不滿。

    適當支持員工的需求,能讓公司在兩方面獲益。從完全功能性的觀點來看,擁有適當的工具可以讓工作更安全、更簡單,而且生產力更高。

    同樣重要的,是讓員工從認知里覺得,公司以他想要、需要的設備來支持他,這對員工精神上有非常大的激勵。

    員工的承諾絕對不是成功的唯一因素,隨著公司情況各異,員工承諾也不會是最重要的一個。引進優異的新產品、找到新生產方式、管理貨幣或商品風險、精進有效的營運模型,以及許多與人事策略無關的其它變量,都可能對事業的命運有著極大影響力。但是證據清楚地顯示,做為少數在公司可控制范圍里的獲利決定因素之一,創造并維持員工高度投入,是任何成功組織里最重要的必要因素之一。高投入度帶來無法經由其它管道復制的有利優勢?;谶@些員工承諾所導致的財務成果,沒有任何管理者可以忽略自己對投資人的信托責任而忽視它。不論管理者掌管部門的技能如何,除非他關注于團隊的投入程度,否則就不算是完全履行自己的責任。

    材料與設備的影響

    數據顯示,最容易造成員工產生挫折感的兩大主因分別是:想要在工作上有所作為,以及沒有適當的資源協助完成工作。一個人是不是擁有能讓他把工作做好的材料和設備,是工作壓力一個最有利的指標。有三分之二的美國員工在工作上沒有適當的用品補給,他們表示自己會把工作壓力帶回家。

    員工都是在高度期待的情況下進入企業,當他沒能獲得所需工具,無法達到自己的理想時,便會覺得幻想破滅。那些將材料與設備管理得最有效率的工作團隊,平均比同業擁有較高的顧客參與和生產力,在工安紀錄上明顯較佳,員工也比較不會跳槽到其它公司。即使是在高度管制的環境之下,每一位員工的機器、辦公用品與工具都相同,但滿意的程度卻有所差異,這是因為前線經理的投入、判斷與行動有所不同。經理人應盡量讓每一位員工擁有適合個別需求的設備,而當公司無法提供如此條件時,經理人也應該定期了解實際需求、討論如何改善設備與工作環境。

    獨特的天分組合

    讓某人做合適的工作,或是分配某工作給適合的人,是每一位經理人所面對最復雜的問題。為了讓團隊能全力發揮,經理人必須協助員工把工作塑造成自己最得心應手的方式,完全融入其中,讓這種理想經驗的發生頻率盡可能提高,進而發現自己擁有的天賦。

    確認員工最大的天分與弱點,并不代表會局限其發展。反之,那意味著每一位員工會以一種獨特的方式成功,以自己獨特的風格完成工作。

    員工不只是數字

    人們在建立私人關系后,就會以不同方式對待彼此。在團隊中感受到自己不只是一個數字而已,就會更加努力。當員工感到無人關心時,公司的人員流動率就會高,這對公司來說是高昂的代價。

    讓員工感受到「自己是團體一份子」,最簡單的方式就是跟員工站在一起。透過增加工會成員人數、提供更有成就感的工作…等,就能促進公司組織的健全發展。

    真正做到適才適所,讓員工適才適所,是企業最具挑戰性的任務之一。卓越經理人會創造機會,讓員工每天都能充分發揮所長。愈來愈多研究指出,適切結合人格特質、天分和能力,才是成功的主因,這些要件比學校教育或相關工作的經驗更重要。要能早一步選出適當人才,必須養成習慣,在分派員工職務時,仔細觀察職務人選的天生才能。根據員工的天分來分派職務,比一味根據員工的學歷和經驗,更能做到適才適所。要讓團隊成員充分發揮所長,就必須把適切的人選擺到合適的位置上,也就是說必須根據個別成員在工作上的志趣,讓他們出任最有可能表現杰出的職務。如此一來,員工就會全心投入工作,也會打從心底想要努力工作??赡艿脑?,要清楚向員工說明,員工要運用什么方式達成目標的,其實不重要。要讓每位員工自由運用自己獨特的技能和天賦,用自己的方法來完成工作。能夠確實做到這一點,組織就會向前大步躍進。重點就是要讓組織成員發揮長處,不是要矯正成員的短處。

    重視員工意見

    接納員工的想法有兩個好處。首先,那些想法通常是好的想法。另外,因為想法源自于員工,他們在實行時自然會比較認真。鼓勵員工發表意見也能讓員工更有參與感。員工的參與會透過不同管道改善公司表現,甚至還會無條件更加努力工作。

    同時還要讓成員了解自己該努力的方向,單靠人才并不能締造卓越的績效表現,就算擁有個人表現極佳的績效高手也沒有用。即使團隊成員的資質都不特出,只要懂得合作,長期下來的表現,一定會優于一群各自為政的績效高手。要締造出傲人的團隊成就,關鍵就在凝聚眾人的心力,并且讓所有成員都把心力放在共同目標上。不過要注意的是,訂定共同目標,不只是讓每位成員了解自己的工作執掌而已。除了要有宣示目標的簡練口號之外,還必須讓成員了解以下幾點:

    1、怎么讓自己的工作,與其它成員的貢獻相輔相成

    2、外部環境發生變化,組織會如何調整方向來因應變化

    在效能卓著的組織中,組織成員會審慎思考以上2項因素。每位成員都必須了解,在進行自己的工作時,要怎么跟其它成員相互配合,才能幫助組織達成更遠大的目標。如果成員能夠有這種體認,就會產生實際而緊密的團隊合作。

    工作要有意義

    最近的證據顯示,金錢已經喪失激勵人心的主要誘因的地位。極多數的人逐漸體認到,在求得溫飽后,對于增加主觀幸福感而言,金錢只有些為幫助。在高投入程度團隊的成員身上,很常見的是從新進員工到高階主管,都會有人曾婉拒一份高薪工作,因為他們選擇待在一家自己支持其信念的公司,可以與相處愉快的伙伴一起做更多有意義的事。只要一個人相信自己所做的有意義,對心理甚至生理上的健康來說都很重要。沒有任何一項工作向來就毫無意義。有些情況會使得最重要的角色顯得渺小,或讓很難堪的工作益處匪淺。

    要讓團隊成員充分發揮所長,就必須把適切的人選擺到合適的位置上,也就是說必須根據個別成員在工作上的志趣,讓他們出任最有可能表現杰出的職務。

    提供學習成長的機會,卓越經理人很清楚,成員渴望能夠在工作中學習、成長。這些經理人會營造出雙贏的條件,讓成員負責極具挑戰性的工作,這些工作能夠為組織帶來很大的益處。要注意的是,提供學習和成長的機會,不一定都得透過正式訓練的方式,也不一定要員工與導師密切合作。只要讓員工有機會擔負新的責任,一樣可以達成同樣的效果。另外也可以讓員工透過非正式的機會,學習如何做好公司里其它職務的工作。這些學習機會在當時看來可能并不重要,但是再加上其它各種在公司里接觸到的狀況,就可以讓員工了解,他們不必永遠待在同樣的職務上。這能讓員工明白,個人要能提升、職涯要能發展,關鍵就在于留在公司,善用公司將來提供給他們的機會。想要留住績優員工,這會是相當有幫助的作法。

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